Ao longo dos meus anos ajudando empresas a transformar tarefas manuais em soluções digitais, percebi algo curioso: muitas vezes, a maior dúvida não começa pela tecnologia, mas pelos dados certos que devem ser coletados ainda antes de qualquer mudança. Já vi equipes gastando tempo e dinheiro digitalizando processos problemáticos pelo simples fato de não entenderem bem o que precisavam melhorar. Por isso, quero compartilhar um pouco da minha experiência sobre como levantar e organizar informações antes de digitalizar qualquer processo interno.
Por que mapear dados antes de digitalizar processos internos?
Costumo dizer para meus clientes que qualquer digitalização começa por entender o cenário atual da empresa. Se você simplesmente replica no digital aquilo que já não funciona no papel, só vai transformar o problema em bytes. Então, o primeiro passo é mapear tudo – de rotinas a gargalos, sem esquecer o lado humano envolvido.
Transformar problemas analógicos em digitais só amplia dores conhecidas.
Esse mapeamento traz clareza não só para a equipe de tecnologia, mas principalmente para os próprios colaboradores, que se sentem parte da mudança – algo que valorizei muito nas implementações com a mowebstudio. Lá, sempre insistimos em conversar com quem realmente vive o dia a dia dos processos.
Quais tipos de dados coletar?
Nesse início de jornada, recomendo olhar com atenção para alguns grupos de informações. São elas que vão apontar se faz sentido digitalizar, por onde começar e até que resultado pode ser esperado.
- Fluxos de trabalho atuais: como cada tarefa se conecta? Quais etapas dependem de outra?
- Gargalos e desafios operacionais: onde surgem atrasos, retrabalho e erros?
- Ferramentas já utilizadas: planilhas, e-mails, papéis, sistemas antigos.
- Volume de tarefas manuais: frequência, duração e abandono de processos.
- Perfil dos usuários envolvidos: experiência digital, acesso à tecnologia e necessidades.
Nessa fase, o objetivo não é ter um levantamento complexo, mas sim informações verdadeiras sobre a rotina. Já vi empresas pequenas se surpreenderem com a quantidade de detalhes descobertos só ao mapear um fluxo simples no administrativo.
Como mapear processos de forma prática?
Um erro comum é acreditar que só especialistas ou consultores podem mapear processos. Com algumas técnicas simples, qualquer empresa consegue fazer isso:
- Entrevistas rápidas: separar 30 minutos para conversar com quem executa cada tarefa faz diferença. Já aprendi mais nessas conversas do que em semanas analisando documentos frios.
- Observação das rotinas: acompanhar o dia a dia, mesmo que por poucas horas, revela passos que não aparecem nos manuais.
- Documentação com fluxogramas básicos: use desenhos simples, sem se preocupar com padrões técnicos. O importante é visualizar o caminho das tarefas, os responsáveis e documentos envolvidos.
A mowebstudio incentiva que os próprios times desenhem seus processos antes de partir para o digital. Assim, deixamos tudo mais claro e evitamos surpresas durante a implantação em plataformas como Bubble ou automações com N8N.
Por que levantar gargalos e problemas antes de digitalizar?
Não são raros os casos em que a digitalização falha porque ninguém parou para analisar os problemas reais. Burocracia digitalizada continua sendo burocracia. Antes de pensar em qualquer plataforma, trato sempre de responder algumas perguntas com os clientes:
- Existe retrabalho frequente?
- Quais etapas mais travam a operação?
- Onde há mais reclamações?
Esse cuidado evita um dos erros mais caros que já acompanhei: digitalizar processos ruins achando que a tecnologia fará mágica. Para saber mais sobre esse tema, já escrevi sobre automações e dificuldades comuns na categoria de automações do nosso blog.
Levantamento das ferramentas digitais já usadas
Outro ponto que muitos ignoram é mapear quais ferramentas e sistemas já são utilizados. Em várias consultorias, vi sistemas sendo contratados para funções que já existiam, só não estavam sendo usadas corretamente. No levantamento inicial, coloco perguntas como:
- O que já é feito de forma digital?
- Há integrações ou automatizações simples disponíveis?
- Planilhas são atualizadas manualmente ou há scripts?
Esse diagnóstico serve não só para evitar duplicidade, mas para entender como unir o que existe com novas soluções, ponto central da atuação da mowebstudio em projetos no-code. Saiba mais sobre esse universo em nossos conteúdos sobre no-code.
Volume de tarefas manuais e características dos usuários
Pouco adianta digitalizar processos que acontecem uma vez por semestre, ou então criar sistemas avançados para equipes que ainda usam papel. As perguntas que costumo fazer são bem diretas:
- Quantas vezes por dia, semana ou mês essas tarefas acontecem?
- Quem são as pessoas envolvidas? Qual o nível de resistência ou abertura à mudança?
- Existe treinamento previsto para mudanças digitais?
Entender o volume e o perfil dos usuários é o que direciona a escolha das ferramentas. Muitas vezes, uma ferramenta simples já resolve, principalmente se houver acompanhamento próximo, como oferecemos na mowebstudio.
Como identificar indicadores-chave de desempenho (KPIs) antes da digitalização?
Definir quais indicadores acompanhar é outro ponto que quase sempre gera dúvidas. Já presenciei digitalizações onde, ao final, ninguém sabia dizer se melhorou ou não. Por isso, oriento adotar KPIs bem claros para o que se espera melhorar:
- Tempo médio para concluir tarefas
- Número de retrabalhos necessários
- Percentual de tarefas atrasadas
- Satisfação dos colaboradores ou clientes envolvidos
KPIs ajudam a comparar antes e depois da digitalização e mostram se o investimento valeu a pena. Sem eles, qualquer conversa sobre resultado é só opinião.
Em alguns casos, já cheguei a mapear KPIs junto com o setor responsável, através de planilhas simples, que depois migramos para dashboards online em projetos da mowebstudio usando Supabase.
Organizando e priorizando dados para começar a digitalizar
Depois de coletar tantas informações, a pergunta que mais ouço é: por onde começar? Minha recomendação é organizar os processos mapeados levando em conta três critérios:
- Impacto no negócio: quanto a digitalização daquele processo pode gerar de retorno, economia ou qualidade?
- Complexidade: ele é simples o bastante para digitalizar rapidamente?
- Custo-benefício: demanda pouco esforço, mas já traz ganhos?
Nem todo processo precisa ser digitalizado de uma só vez.
Sugiro priorizar tarefas que reúnam alto impacto, baixa complexidade e risco reduzido. A mowebstudio trabalha dessa forma, para garantir entregas rápidas e fazer com que a equipe perceba melhorias concretas ainda nos primeiros projetos.
Exemplos práticos: setores e dados relevantes
Costumo ver diferenças importantes quando olho para setores distintos de uma empresa. Já fiz mapeamentos em áreas variadas e, sem dúvida, cada uma tem suas necessidades próprias:
Administrativo
- Controle de documentos (arquivos, assinaturas, datas)
- Autorizações e aprovações de pagamentos
- Prazos para executar trâmites internos
Comercial
- Tempo de resposta a propostas
- Número de contatos diários
- Taxa de conversão de negociações
Atendimento ao cliente
- Tempo médio de atendimento
- Nível de satisfação do cliente
- Etapas de resolução de chamados
Esses exemplos ajudam a escolher dados práticos e mostrar que o preparo inicial evita retrabalhos, custos extras e aumenta muito as chances de bons resultados. Aliás, esse tema aparece em diversos exemplos reais em cases do nosso blog.
Preparação como caminho para digitalização sem retrabalho
Já acompanhei processos onde a pressa em migrar para o digital gerou apenas frustração. O segredo é preparar bem antes de pôr a mão na tecnologia. Quando faço esse levantamento com meus clientes, percebo ganhos imediatos: as equipes entendem a lógica da mudança, participam mais ativamente e os resultados aparecem mais rápido.
Aliás, na mowebstudio, defendemos que o suporte humanizado do início ao fim da digitalização faz diferença justamente porque, ao conhecer o cenário da empresa, o caminho até o digital fica mais claro e seguro.
Quer ter esse acompanhamento e garantir que seus projetos digitais andem sem retrabalho ou desperdício? Conheça nossos serviços e entre em contato. Seu próximo passo pode ser o mais simples, rápido e descomplicado para a transformação digital do seu negócio.
Perguntas frequentes sobre dados na digitalização de processos internos
Quais dados devo coletar primeiro?
O ideal é começar pelos fluxos de trabalho: quais etapas existem, quem faz o quê, onde surgem atrasos e em quais ferramentas cada passo é realizado. Mapear gargalos e entender quem participa de cada etapa também deve ser prioridade no início.
Como identificar dados importantes para digitalizar?
Observe onde há mais tarefas repetitivas, reclamações ou retrabalho. Entrevistar equipes e olhar relatórios antes de digitalizar também ajuda a distinguir o que realmente interessa para a rotina do negócio.
Preciso de ferramentas específicas para coletar dados?
Não obrigatoriamente. É possível começar com entrevistas, observações e fluxogramas simples feitos à mão, planilhas ou post-its. Ferramentas digitais ajudam a organizar, mas o mais importante é levantar informações sinceras e completas.
Quais erros evitar ao coletar dados?
Evite digitalizar processos sem resolver problemas antigos, ignorar a opinião de quem executa as tarefas ou coletar dados demais e não saber o que priorizar. Outro erro está em escolher ferramentas sem entender o cenário do negócio.
Vale a pena digitalizar todos os processos?
Nem sempre é recomendável digitalizar tudo de uma vez. Priorize processos que trazem maior impacto, são mais simples de automatizar ou têm maior retorno, como mostramos em vários conteúdos em negócios digitais e cases de digitalização publicados no blog.
